Коронавирус пандемияси сабабли аксарият ташкилот ходимлари масофадан туриб меҳнат қилмоқда. Корхонадаги ишларни уйда бажаришнинг ўзига яраша масъулияти ва машаққати борлиги рост. Лекин рақамли технологияларнинг қулайликларидан унумли фойдаланилса, масофанинг мутлақо аҳамияти бўлмайди. Масалан, “Электрон ҳужжат алмашиш” (ЭҲА) автоматлаштирилган ахборот тизими ёрдамида уйдан туриб ҳам иш ҳужжатларини расмийлаштириш, юбориш ёки қабул қилиш, уларнинг ижросини назорат қилиш мумкин.

Бу ҳақда батафсил

“Янги технологиялар” илмий-ахборот маркази томонидан ишлаб чиқилган ушбу тизим давлат солиқ хизмати органлари фаолиятига татбиқ этилиб, қоғоз ҳужжатларнинг тўлиқ электрон шаклда айланишини таъминлади.

“Электрон ҳужжат алмашиш” тизимидан фойдаланиш учун электрон рақамли имзо (ЭРИ)га эга бўлиш керак. Бу электрон ҳужжат қоғоз шаклидаги ҳужжат билан тенг ва бир хил юридик кучга эга бўлишининг асосий шартидир. Тизим орқали электрон ҳужжат алмашиш жараёни оддий ва осон: юборувчи ҳужжатни яратади. Уни электрон рақамли имзо билан имзолайди ва қабул қилувчига юборади. Ҳужжат қабул қилувчига етиб бориши учун бир неча сония кифоя. Агар ҳужжатда бирор бир камчилик бўлса ёки тузатиш талаб этилса, қабул қилувчи уни имзолашни рад эта олади. Юборувчи эса “Юборилган”, “Қабул қилинган”, “Имзоланган”, “Келишилган”, “Рад этилган” ҳолатлар ва уларнинг вақти, яъни ҳужжат ҳаракатини мунтазам кузатиб бора олади. Қабул қилинган ва юборилган ҳужжатлар тизимнинг “Архив” бўлимида жамланиб боради.

Тизим фойдаланувчилари “СМС хабар юбориш” хизмати орқали ўзаро мулоқот қилиши ва ахборот алмашиши мумкин. “Электрон почтага хат юбориш” функцияси ҳам айни мақсадга хизмат қилади. Электрон ҳужжат қачон, ким томонидан яратилган, ким билан келишилган ёки имзоланган, ижро муддати ёки назоратдан олинган вақтига оид маълумотлар “Электрон ҳужжат тарихи”да акс этади.

Солиқ тўловчиларга юборилаётган ҳужжатлар шу тизим орқали имзоланиб, унинг “шахсий кабинет”ига автоматик тарзда етказилади. Ҳужжатдаги QR-кодни сканерлаш орқали пайдо бўлган линкка кириб, электрон ҳужжатни унинг асл нусхаси билан солиштириш, яъни ҳақиқийлигини текшириш мумкин.

Уйда ҳам фойдаланиш мумкин

Марказ мутахассислари томонидан ЭҲА мобиль иловаси ҳам ишлаб чиқилган. Унинг ёрдамида исталган вақт ва манзилда ҳужжатларни имзолаш, топшириқларни масъул ижрочиларга йўналтириш, ижросини назорат қилиш мумкин. Фойдаланувчининг телефонига янги топшириқлар ҳақида хабарлар ўз вақтида келиб туради.

Мобиль иловада ходим нечта топшириқ ижросини таъминлашга масъул экани аниқ-равшан кўриниб туради. Топшириқларни олдиндан режалаш имконияти ҳам мавжуд. Унга кўра, бугун, эрта ва индин қайси топшириқлар ижроси таъминланиши кераклигидан тизим огоҳ этиб туради.

Нега муҳим?

Харажат тежалади. ЭҲА тизими қоғоз харажатларини сезиларли даражада тежайди. Келинг, ҳисоблаб кўрамиз: шу йилнинг биринчи чораги якуни бўйича тизим орқали чиққан хатлар сони 635 мингтадан ортиқни ташкил этмоқда. Ҳисоб-китоб қилсак, жорий йилнинг уч ойи мобайнида фақатгина юборилган электрон ҳужжатлар эвазига 3,1 тонна қоғоз тежаб қолинди.

Мана шу қисқа вақт ичида ЭҲА тизими орқали 440 мингта электрон ҳужжат кирим қилинди. Агар улар ўртача икки варақ деб ҳисобланса, тежамкорлик ҳажми 4,4 тоннага етади. Демак, бу борада изоҳга ҳожатга йўқ.

Бундан ташқари, ушбу тизим ҳужжатларни етказиб бериш, рўйхатдан ўтказиш ва тасдиқлаш вақтини камайтиради. Ахборот алмашиш ва ҳужжатларни қайта ишлаш харажатларини ҳам қисқартиради. Ташкилотдаги қоғоз ҳужжатлар сонини кескин камайтиради.

Ҳужжатлар йўқолмайди. Бегона шахсларнинг қўлига тушиб қолмайди, электрон архивда марказлаштирилган ҳолда ишончли ва хавфсиз сақланади.

Иш жараёни автоматлашади. Электрон ҳужжатни яратиш, имзолаш, ўзгартиришлар киритиш автоматик тарзда амалга ошади. Ходимлар ва раҳбарият ҳужжатни қоғозда тузатиши ёки қайта ёзиши шарт эмас.

Вақт ва жой танламайди. Бир ҳужжатни ташкилотнинг барча ходими бир вақтнинг ўзида кўра олади. Натижада ташкилотда ягона ахборот макони яратилади. Корпоратив маълумотларга кеча-кундуз кириш имконияти пайдо бўлади.

Хуллас, вақт тежалиши, харажатлар қисқариши ва иш унуми ортиши Марказнинг мазкур лойиҳаси самарасини амалда намоён этиб келмоқда. Бу жиҳатлар айниқса, ҳозирги мураккаб вазиятда ҳар бир ташкилот, ҳар бир ходим учун янада муҳим ва долзарб бўлиб турибди.