Сохранение и доведение до будущих поколений информации, представляющей особую значимость для государства и общества, возложены на архивные учреждения. В этой связи важное значение приобретает всестороннее совершенствование системы архивной работы.

Сейчас в стране насчитывается 8,4 миллиона единиц хранения Национального архивного фонда. В системе Агентства “Узархив” действуют 3 национальных архива Узбекистана, 14 региональных управлений архивным делом и в их системе – 100 областных, городских, районных государственных архивов. Вместе с тем функционируют 109 государственных архивов личных документов.

В настоящее время необходимо внедрять современные информационно-коммуникационные технологии в сферу архивного дела и делопроизводства, улучшать материально-техническую базу государственных архивов, применять современные механизмы сбора, учета, хранения и использования архивных документов.

В этом аспекте значимыми стали принятые 20 сентября текущего года Указ Президента "О мерах по совершенствованию архивного дела и делопроизводства в Республике Узбекистан" и его постановление "О совершенствовании деятельности Агентства "Узархив" Республики Узбекистан".

Этими документами предусмотрены совершенствование государственного управления и контроля архивного дела и делопроизводства, активизация оцифровки бумажных, кино-, фото- и фонодокументов. Также предусмотрено коренное совершенствование деятельности Агентства "Узархив" в соответствии со Стратегией действий по пяти приоритетным направлениям развития Республики Узбекистан в 2017-2021 годах.

Что изменилось?

На базе Агентства «Узархив» при Кабинете Министров Республики Узбекистан образовано Агентство «Узархив» Республики Узбекистан. Утверждена Программа дальнейшего развития архивного дела и делопроизводства в Республике Узбекистан в 2020-2025 годах. Программой намечены совершенствование нормативной и методической базы архивного дела и делопроизводства, увеличение числа пользователей архивной информацией путем рассекречивания архивной документации. В 2020-2025 годах предусмотрено строительство двух новых зданий для государственных архивов и 12 архивных хранилищ, в 2023-2025 года – реконструкция 7 зданий государственных архивов.

Не будет траты средств и времени

Названные два документа служат важной правовой основой в введении ряда новшеств в архивную деятельность. К примеру, государственные архивы принимают документы только в бумажном виде. Создание их электронных вариантов требует определенного времени и дополнительных средств из государственного бюджета.

В развитых странах, например, во Франции и Южной Корее, вместе с бумажным экземпляром документа требуется сдача его электронно-страховой копии. Этот опыт будет применяться в нашей стране с 1 января 2020 года. То есть при сдаче подлежащих архивному хранению и уничтожению в установленном порядке документов по управлению (делопроизводству), научно-технической и другой документации органов государственного и хозяйственного управления, местной государственной власти, предприятий, организаций, учреждений независимо от формы собственности будут востребованы электронные и страховые варианты этих документов.

Сотрудникам агентства и его территориальных управлений в рамках своих полномочий предоставлено право на составление протоколов об административном правонарушении при нарушении архивами порядка сдачи, хранения, использования архивных документов и предоставления услуг.

Электронный вариант документов укрепляет гарантии их хранения. Кроме того, исследователям, научным работникам и просто интересующимся предоставляется электронный вариант документов, который можно использовать многократно, не нанося вреда. А бумажный вариант документа сохраняется в таком виде, в каком его сдали на хранение.

Вопросы решены

Историки и исследователи часто задают вопрос, почему есть сложности при использовании исторических документов? Действительно, на протяжении долгого времени основная часть исторических документов была засекречена. Теперь этому нет места. Агентству “Узархив” дано поручение до 1 июня 2020 года в установленном порядке провести рассекречивание хранящихся в государственных архивах документов исторического периода до 1917 года.

В настоящее время в системе архивов хранятся около 2500 томов секретных документов. Их рассекречивание предоставит новые ценные сведения для научно-исследовательской работы, увеличит число пользователей архивными документами. Уместно отметить, что в нашей республике пользоваться архивными документами можно бесплатно (исключение – тематические запросы, запросы о земле, собственности и другие). Получение копии документа – услуга платная.

Теперь все делается легко и быстро

В Указе главы государства "О мерах по совершенствованию архивного дела и делопроизводства в Республике Узбекистан" намечены задачи по обеспечению архивов необходимым оборудованием, компьютерной техникой и информационно-коммуникационными технологиями, сокращению перечня министерств, ведомств, отраслевых государственных фондов и организаций, которым предоставлено право постоянного хранения документов государственной части Национального архивного фонда, созданию единой информационной системы «Архивное дело» с полным охватом процессов архивного дела и интерактивными поисковыми возможностями. Почему это важно? Во-первых, улучшится эффективность работы. Например, создание единой электронной базы документов позволит находить их быстро и легко. До настоящего времени в архивах действовала электронная база, но из-за большого объема документации не было возможности ее полного размещения на серверах.

Еще один немаловажный аспект: до 1 июня 2020 года предоставление архивных услуг будет налажено через центры государственных услуг и Единый портал интерактивных государственных услуг.

Совместно с Советом Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятами областей и города Ташкента до 1 марта 2020 года межведомственные архивы по личному составу, созданные хокимиятами городов и районов республики, будут переданы в ведомственное подчинение агентству, и на их базе будут образованы государственные архивы документов по личному составу.

В нынешнем году будет праздноваться 100-летие со дня образования системы государственных архивов Узбекистана. В течение века наши архивы обогащались документами исторического, научного и культурного значения, отражающими материальную и духовную жизнь народа Узбекистана. Надеемся, уделяемое этой системе внимание будет способствовать доведению до будущего поколения каждого исторического источника.